Заполняем авансовый отчет по командировке. Какие нужно предоставить отчетные документы для командировочных Оформление авансового отчета на командировку

Оформление и состав расходов по командировке

В связи с изменениями в 2017 году отправить в командировку сотрудника стало еще проще. Достаточно одного письменного приказа руководителя, на основании которого работник получает в кассе компании денежные средства для служебной командировки.

В состав командировочных расходов входит:

• Командировочные, начисленные по среднедневной оплате труда на весь период командировки;
• Оплата проездных билетов к месту командировки и за обратный путь (билеты на автобус, ж/д транспорт, авиабилеты, кроме такси);
• Оплата за использование транспорта сотрудника, которого отправляют в командировку;
• Оплата за проживание или аренду жилья;
• Дополнительные расходы, документально подтвержденные.

Это нужно знать: размер суточных с 01 января 2017 года составляет 700 рублей на территории РФ, 2500 рублей – для поездок за границу. На эти суммы страховые взносы не начисляются.

Пошаговая инструкция по оформлению авансового отчета

• В бланке авансового отчета (АО-1) вписываем наименование компании;
• Указываем в поле «подотчетное лицо» ФИО сотрудника;
• «Назначение аванса» указываем причину – служебная командировка;
• В левой части бланка ставим сумму полученного аванса и использованных расходов;
• В правой части расходную часть проводками оформляет бухгалтер;
• Второй лист (отрывная часть) является распиской о принятии отчета на проверку;
• Третий лист АО-1 (обратная сторона) заполняется по документам, подтверждающим расходы;
• Заполнив документ, работник относит в бухгалтерию АО-1 и документы для дальнейшего оформления;
• Бухгалтер проверяет, фиксирует проводками суммы по документам;
• Руководитель проверяет и подписывает.

Все ответственные лица утверждают своими подписями согласованный АО-1.

Как видим, ничего сложного в этом нет, но если сотрудник затрудняется, то можно отнести в бухгалтерию расходные документы и бухгалтер сам в бухгалтерской программе заполнит отчет. Останется только проверить и подписать работнику, бухгалтеру и руководителю.

Срок сдачи авансового отчета по командировке определяется 3-мя рабочими днями после выхода сотрудника на рабочее место или после окончания срока выдачи подотчетнику денежных средств.

Образец-пример заполнения авансового отчета по командировке

Условия примера: ООО «Петушок» оправило своего сотрудника технолога Таранова В.А. в служебную командировку для переподготовки кадров на 3 дня. Получены командировочные в сумме 10 000 руб., суточные – 2100 руб. После завершения командировки Таранов В.А. предоставил документы по расходам в бухгалтерию:

• Билеты к месту назначения и на обратный путь – 2300 руб.;
• Чек на проживание в гостинице за 3 дня – 4 500 руб.;
• Дополнительные затраты (билеты на проезд в автобусе, трамвае) – 250 руб.

Оформляем авансовый отчет по командировке:

Бухгалтеру нужно знать, что на суммы суточных подтверждать документально не нужно, их относят сразу на производственные расходы проводкой Дт20,26,44 Кт71.

Бухгалтерские записи операции «командировка»

Расходная статья «командировочные» требует проведения затрат такими проводками:

• Дт71 Кт50 – выплачены командировочные;
• Дт20,26,44 Кт71 – списаны суточные издержки;
• Дт20,26,44 Кт71 – расход денежных средств списан на производство (после окончания командировки);
• Дт50 Кт71 – возвращена неиспользованная наличность;
• Дт71 Кт50 – выплачено перерасходование наличности сотруднику.

Каждый бухгалтер хоть раз в своей практике сталкивался с оформлением АО-1 по командировке и знает, что самое главное заключается в проверке всех расходных документов.

В этом году изменились правила оформления командировочных документов. Теперь при направлении работника в командировку необязательно выписывать командировочное удостоверение, составлять служебное задание и представлять отчет о выполненной работе. С принятием постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации» (далее — постановление № 1595), после 8 января 2015 г. основанием для направления работника в командировку является решение работодателя. Давайте выясним, какими документами должна быть оформлена командировка — с учетом новых правил.

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

По общему правилу, установленному ст. 168 ТК РФ, при направлении работника в служебную командировку работодатель обязан возместить ему следующие расходы:

— на проезд;

— по найму жилого помещения;

— суточные;

— иные расходы (с разрешения или ведома работодателя).

Порядок и размеры возмещения командировочных расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации (например, Положением о служебных командировках).

Информация о командировании работника вносится в журнал регистрации работников, выбывающих в командировку по форме, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н .

Минтруд России подготовил проект приказа об отмене форм жур­налов командировок (размещен на сайте www.regulation.gov.ru). Однако на момент выхода статьи из печати проект об отмене не утвержден. Поэтому журналы для учета командированных работников следует по-прежнему вести, иначе на организацию может быть наложен штраф до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

II этап. Документы, необходимые для подтверждения командировки

Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки (абз. 1 п. 7 положения № 749). Это означает, что дату начала и окончания командировки подтвердят билеты (авиабилеты, железнодорожные билеты, автобусные билеты). Кроме того, для подтверждения расходов на перелет необходим посадочный талон (письмо Минфина России от 07.06.2011 № 03-03-07/20). При покупке электронного авиабилета достаточно представить в качестве подтверждающего документа распечатку маршрут/квитанции и посадочный талон.

Как показывает практика, нередко командированные работники теряют посадочные талоны на самолет либо контрольные купоны железнодорожного билета.

В этом случае нужно приложить определенные усилия для восстановления утраченных билетов.

Так, в случае потери посадочного талона на самолет необходимо запросить у авиаперевозчика или его представителя справку, содержащую необходимую для подтверждения полета информацию (письма Минфина России от 07.06.2013 № 03-03-07/21187 , от 13.01.2012 № 03-03-06/1/11).

Очень часто командированные работники используют такси как для проезда к месту командировки и обратно, так и для осуществления поездок по городу.

Расходы на оплату услуг такси могут признаваться в составе расходов при исчислении налога на прибыль (письма Минфина России от 14.06.2013 № 03-03-06/1/22223, от 11.07.2012 № 03-03-07/33, от 04.10.2011 № 03-03-06/1/621, УФНС России по г. Москве от 29.11.2010 № 20-15/124949, от 06.08.2009 №16-15/080978).

В случае экономического обоснования и документального подтверждения стоимость компенсируемых работнику услуг на оплату такси не подлежит обложению НДФЛ (письма Минфина России от 27.11.2013 № 03-04-05/51373, от 27.06.2012 № 03-04-06/6-180, УФНС России по г. Москве от 24.12.2009 № 20-20/3/3535).

Однако в локальном акте работодателя (например, в Положении о командировках) должно быть предусмотрено право работника пользоваться услугами такси (решение Арбитражного суда Самарской области от 11.07.2014 № А55-6762/2014, постановление Третьего арбитражного апелляционного суда от 06.03.2014 № А33-1018/2013).

Как отмечено в решении Арбитражного суда Рязанской области от 13.01.2014 № А54-2673/2013, производственная необходимость использования автомобиля в служебных целях определяется руководителем организации, исходя из следующего:

— работник может не успеть выполнить поставленные задачи (опоздать на встречу), поскольку его график работы является плотным, а в движении общественного транспорта возможны сбои;

— добраться на вокзал или в аэропорт иначе, чем на такси, в принципе невозможно из-за позднего отъезда (прибытия), когда общественный транспорт не ходит или высока вероятность опоздания на рейс после переговоров и т.д.

Кроме того, трудовым законодательством не установлено, каким именно транспортом работник должен добираться до места командировки. Данный выбор осуществляется работодателем с учетом соотношения стоимости и сроков проезда, а также необходимости обеспечения комфорта и безопаснос­ти командированного работника. Таким образом, работодателю предоставлен выбор, каким транспортом и на какое время будет командирован работник (постановление ФАС Поволжского округа от 23.06.2014 № А65-8051/2012).

Какими документами подтверждаются расходы на оплату услуг такси?

По возвращении из командировки работник должен приложить к авансовому отчету чек ККТ или квитанцию на оплату услуг пользования такси. Квитанция на оплату пользования легковым такси должна содержать следующие обязательные реквизиты (приложение № 5 к Правилам перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утвержденное постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 № 112):

— наименование, серия и номер;

— наименование фрахтовщика;

— дата выдачи квитанции;

— стоимость пользования;

— фамилия, имя, отчество и подпись лица, уполномоченного на проведение расчетов.

В графе «Наименование, серия и номер квитанции на оплату пользования легковым такси» вносится запись «Квитанция на оплату пользования легковым такси, серия, номер». Серия и номер печатаются типографским способом.

Иная ситуация складывается, если работник отправился в командировку на личном автотранспорте.

В случае проезда работника к месту командирования или обратно к месту работы на личном транспорте фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке (абз. 2 п. 7 положения № 749). Служебную запис­ку работник должен представить по возвращении из командировки одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование личного транспорта (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки на оплату ГСМ и др.). Форма служебной записки не приведена в положении № 749, а поэтому организация должна сама разработать бланк и утвердить его в приказе руководителя. В служебной записке проставляются даты отъезда и приезда работника.

Кроме того, с таким работником необходимо заключить дополнительное соглашение, в котором указывается размер компенсации за использование личного автотранспорта в служебных целях (ст. 188 ТК РФ) (образец служебной записки).

В случае если работник направлен в командировку в несколько организаций, то в служебной записке указываются все места посещения работника (с указанием даты и времени).

Служебные записки визируются руководителем организации или другим уполномоченным лицом и подшиваются вместе с подтверждающими документами к авансовому отчету.

Поскольку постановлением № 1595 отменено служебное задание, возникает вопрос по поводу документа, в котором бы отражались цели командировки. Для того чтобы подтвердить производственный характер командировки, в приказе о направлении работника в командировку отдельной строкой указывается цель поездки (см. образец приказа на с. 123). Но даже если работник не достиг поставленных перед ним целей (например, не смог заключить договор с контрагентом и пр.), работодатель обязан ему возместить командировочные расходы (ст. 168 ТК РФ, письма УФНС России по г. Москве от 11.08.2009 № 16-15/082607.2, Роструда от 30.04.2008 № 1024-6, постановление ФАС Поволжского округа от 08.04.2014 № А65-12100/2013).

Для более эффективного использования рабочего времени в командировке работнику может быть разрешено взять автомобиль в аренду. Как свидетельствует многочисленная судебная практика (постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 17.06.2014 № А03-15651/2013, решения арбитражных судов Алтайского края от 07.03.2014 № А03-15651/2013 и Рязанской области от 13.01.2014 № А54-2673/2013) расходы по аренде автомобиля сотрудником или группой сотрудников, находящихся в командировке, могут быть учтены в составе расходов при условии их документального оформления и обос­нования, поскольку НК РФ не конкретизирует способ и вид транспорта, которым работник добирается до места назначения и обратно.

В этом случае оправдательными документами, подтверждающими использование арендованного автомобиля для служебных целей, являются:

— договор аренды;

— акт о передаче автомобиля;

— счета, чеки;

— иные документы, подтверждающие оплату услуг по предоставлению автомобиля в аренду (письмо Минфина России от 29.11.2010 № 03-03-06/1/742). В этих случаях НДФЛ не уплачивается.

Еще проблемными вопросами являются документальное оформление и экономическое обоснование расходов на упаковку багажа и услуги камеры хранения.

В период нахождения в командировке у работника может возникнуть необходимость в упаковке багажа (например, при получении технической или иной документации), а также потребность в услугах камеры хранения. Например, по вине организации-перевозчика задерживается отправление поезда, и командированный работник во избежание хищения имущества, представляющего ценность для организации, сдает его в камеру хранения.

Можно ли учесть подобные затраты в качестве командировочных расходов и признать их в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль?

В постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 16.01.2014 № А27-6171/2013 отмечено, что понесенные работниками расходы по упаковке багажа и оплате услуг камеры хранения подтверждены соответствующими документами, осуществленные выплаты установлены работодателем при направлении работников в командировку и, следовательно, относятся к иным расходам, произведенным работниками с разрешения или ведома работодателя.

Однако, как свидетельствует судебная практика (решение Арбит­ражного суда Хабаровского края от 19.08.2014 № А73-7741/2014), специалисты внебюджетных фондов пытаются доначислить страховые взносы с таких выплат.

При разрешении спора в судебном порядке судьями подчеркнуто, что работники являются материально ответственными лицами, обеспечивающими сохранность товарно-материальных ценностей (оборудования), используемых для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Установленные расходы работников во время нахождения в служебных командировках подтверждены авансовыми отчетами и прилагаемыми чеками. Таким образом, данные суммы не подлежат обложению страховыми взносами на обязательное пенсионное и медицинское страхование.

III этап. Оформление авансового отчета

Работник организации обязан в течение трех рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки представить авансовый отчет. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой (п. 26 положения № 749).

Несколько слов о форме, которая используется для составления авансового отчета.

Напомним, что до 2013 г. у организации не было выбора, по какой форме составлять авансовый отчет. Унифицированная форма № АО-1, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55, была обязательна к применению. С 2013 г. унифицированные формы документов применять необязательно, можно разработать собственные (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Порядок ведения кассовых операций (утвержден указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У) обязывает составлять по унифицированным формам только кассовые документы, к которому авансовый отчет не относится.

Таким образом, форму авансового отчета организация вправе разработать самостоятельно, утвердив ее в качестве приложения к учетной политике. Главное, чтобы форма содержала обязательные реквизиты, предусмотренные в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Но большинство организаций применяют привычную форму № АО-1.

Оформление авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований, а также отсутствие необходимых приложений к авансовому отчету влекут за собой невозможность признания осуществленных расходов в целях исчисления налога на прибыль и, соответственно, указанная в нем сумма расходов не может быть включена в состав расходов в целях налогообложения прибыли как не имеющая надлежащего документального подтверждения (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 29.09.2014 № А40-163433/2012).

И, пренебрегая этими правилами, можно лишиться исключения большей части расходов из налогооблагаемой базы (ст. 252 НК РФ, письма Минфина России от 10.11.2009 № 03-03-06/1/733, ФНС России от 25.11.2009 № МН-22-3/890, УФНС России по г. Москве от 28.10.2010 № 16-15/113462@).

В авансовом отчете как минимум должны быть три подписи: командированного работника, бухгалтера, руководителя.

Как показывает судебная практика, налоговые инспекторы (при надлежащем образом оформленных приложенных документов) в случае неутверждения авансового отчета руководителем снимают с расходов всю сумму, указанную в авансовом отчете. При этом суды поддерживают позицию налоговых органов, подчеркивая, что, если авансовый отчет не подписан директором, понесенные затраты являются документально не подтвержденными (постановления ФАС Центрального округа от 01.10.2007 № А54-5597/2006, Северо-Кавказского округа от 04.05.2008 № Ф08-1280/2008, Восточно-Сибирского округа от 21.02.2008 № А33-1947/07-Ф02-419/08).

Итак, первичным документом, на основании которого принимаются к учету командировочные расходы, является авансовый отчет.

Cоставляется ли авансовый отчет, если командировочные расходы включают только суточные?

Предметом одного из арбитражных споров стало признание суточных расходов в составе налоговых расходов при отсутствии авансовых отчетов об израсходованных в связи с командировкой суммах по форме № АО-1. Но, как отметили судьи (постановление Четвертого арбитражного апелляционного суда от 03.04.2014 № А78-4284/2013), положения п. 1 ст. 252 НК РФ, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ не конкретизируют докумен­ты, подтверждающие командировочные расходы, и не содержат требования об их подтверждении авансовыми отчетами по форме № АО-1. Перечень документов, которыми могут быть подтверждены командировочные расходы, законодательно не установлен.

В соответствии с постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 „Авансовый отчет“» данный документ применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы.

В свою очередь, суточными признаются дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни, проведенные в пути, в том числе за время вынужденной остановки, и за период нетрудоспособности, наступившей в командировке (абз. 3 п. 11 положения № 749). Размер суточных при командировках как по России, так и за рубежом определяется коллективным договором или локальным нормативным актом (абз. 2 п. 11 положения № 749).

В письме Минфина России от 11.11.2011 № 03-03-06/1/741 разъяснено, что суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке. При этом весь срок пребывания в командировке, включая дату приезда и дату выезда, подтверждается командировочным удостоверением. Других документов (чеков, квитанций, подтверждающих расходование суточных) не требуется. Учитывая, что в рассматриваемом случае никакие дополнительные расходы по командировке работнику не возмещались, а были начислены только суточные, которые начисляются по фиксированной ставке и никакими оправдательными документами не оформляются, оснований составлять авансовый отчет по данным командировкам у организации не имелось.

Вердикт суда: вывод налогового органа о том, что отсутствие авансовых отчетов об израсходованных в связи с командировкой суммах по форме № АО-1 свидетельствует об отсутствии документального подтверждения затрат и препятствует их включению в состав прочих расходов, правомерно расценен как несостоятельный.

Если работник представил авансовый отчет позже обозначенного срока

По поводу необходимости обложения страховыми взносами денежных средств, выданных под отчет работнику, по которым своевременно не представлен авансовый отчет, Департаментом развития социального страхования были приведены следующие аргументы (письмо Минтруда России от 12.12.2014 № 17-3/В-609).

Выданные под отчет денежные средства, по которым работник не отчитался в установленные сроки, признаются задолженностью работника перед организацией и подлежат удержанию из его заработной платы (ст. 137 ТК РФ). При этом работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса.

Пример 1

В этом случае организация вправе удержать сумму денежных средств, выданных работнику в подотчет, не позднее 30 октября 2014 г. (ст. 137 ТК РФ). А поскольку организация эти удержания не произвела, на сумму невозвращенных денежных средств организация должна начислить страховые взносы (ст. 7 и 8 Федерального закона от 24.07.2009 № ­212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»).

Впоследствии, когда работник представит авансовый отчет (10 ноября 2014 г.) с подтверждающими документами, организация вправе произвести перерасчет базы для начисления страховых взносов и сумм начисленных и уплаченных страховых взносов.

Следует отметить, что и ранее Минтруд России настаивал на том, что несоответствие авансового отчета требованиям законодательства РФ, а также отсутствие подтверждающих докумен­тов влечет за собой необходимость начисления страховых взносов во внебюджетные фонды (письмо от 07.10.2013 № 17-4/1647).

Лейтмотив разъяснений сводится к тому, что выплаты, произведенные работнику, не могут квалифицироваться в качестве компенсационных выплат в связи с командировкой. А поэтому должны облагаться страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Кроме того, выплаченные подотчетному лицу деньги при отсутствии доказательств их расходования подлежат включению в налогооблагаемую базу по НДФЛ. Эта позиция была озвучена Президиумом ВАС (постановление от 05.03.2013 № 13510/12) и доведена налоговыми органами до нижестоящих инспекций (письмо ФНС России от 24.12.2013 № СА-4-7/23263).

Следует отметить, что арбитражные суды взяли на вооружение позицию Президиума ВАС РФ и в случае непредставления документов, подтверждающих целевое расходование подотчетных сумм, поддерживают требования налоговых органов о включении неподтвержденных расходов в налоговую базу по НДФЛ. В качестве примера можно привести постановления ФАС Северо-Западного округа от 09.06.2014 № А26-5684/2013, Четвертого арбитражного апелляционного суда от 15.10.2014 № А10-5020/2013.

На практике это означает, что, если в ходе проверки налоговым органом будет обнаружено отсутствие документов к авансовому отчету, подтверждающих целевое расходование подотчетных сумм (равно как и непредставление авансового отчета), инспекторы расценят денежные средства как доход подотчетного лица (ст. 210 НК РФ) с соответствующим доначислением НДФЛ.

Во избежание подобных ситуаций командированному работнику необходимо напомнить об окончании срока представления авансового отчета.

В случае наличия у работника неизрасходованных подотчетных сумм работник должен внести остаток задолженности в кассу организации либо написать заявление на удержание из его заработной платы.

Работодателю дано право удержать сумму долга работника в части неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой, из его заработной платы (ст. 137 ТК РФ). Такое удержание осуществляется на основании приказа руководителя не позднее чем через месяц с даты предполагаемого возврата работником неистраченных командировочных сумм (ст. 248 ТК РФ).

Однако сделать это возможно, если работник не оспаривает размер и основание удержаний, а поэтому необходимо получить письменное согласие работника на удержание сумм из заработной платы (письма Роструда от 09.08.2007 №3044-6-0, УФНС России по г. Москве от 30.06.2008 № 20-12/061148).

В случае согласия работника работодатель должен помнить, что ст. 138 ТК РФ ограничивает общий размер удержаний из заработной платы работника. Так, при каждой выплате заработной платы общий размер всех удержаний не может превышать 20% от суммы заработной платы, причитающейся работнику к выплате.

Переходные положения

Изменения, внесенные в положение № 749, вступили в силу 8 января 2015 г. Это означает, что все командировки, которые начались до этой даты, должны быть оформлены по старым правилам.

Однако ряд организаций по тем или иным причинам по-прежнему планируют использовать командировочные удостоверения, служебные задания и отчеты о проделанной работе. Но эти документы не смогут заменить документы, предусмотренные постановлением № 1595 (например, служебную записку при поездке работника в командировку на личном транспорте).

А поскольку в силу п. 4 ст. 168 ТК РФ порядок и размер возмещения командировочных расходов определяются внутренними документами работодателя или коллективным договором, то возникает необходимость внесения изменений в этот локальный акт организации. Как правило, в организациях утверждают Положение о командировках, в котором прописываются срок и режим командировки, размеры суточных, порядок представления отчетности, связанной с направлением работников в служебные командировки, порядок оплаты за работу в выходные дни в командировке.

В случае если организация отказывается от применения командировочных удостоверений, то в Положение о командировках вносятся соответствующие коррективы. В обновленном Положении должно быть указано, каким документом определяются срок и цель командировки (приказом либо распоряжением о направлении работника в командировку), сроки представления работником служебной записки (в случае поездки работника на личном автомобиле).

С обновленными правилами необходимо ознакомить работников организации под роспись.

Подытожим сказанное.

Итак, после 8 января 2015 г. при направлении работника в командировку должны быть в обязательном порядке оформлены следующие документы:

— приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (с указанием цели командирования);

— служебная записка (если работник добирается до места командировки и обратно на личном транспорте);

— журнал учета командированных сотрудников (на момент выхода статьи из печати не отменен).

Согласно порядку учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию (утверждено приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н), в которую они командированы, информация о выбывших работниках отражается в специальной графе, где указываются реквизиты командировочного удостоверения. Но после 8 января 2015 г., если организация отказалась от командировочных удостоверений, в этих графах ставится прочерк;

— авансовый отчет (по возвращении работника из командировки).

Служебные поездки сотрудников – обычное дело и для крупных, и малых компаний. Они повышают эффективность работы предприятия и решают поставленные перед ним задачи. Каждому вернувшемуся нужно составить авансовый отчёт по командировке . Он подтвердит понесённые траты и сам факт нахождения в командировке. Рассмотрим детально правила заполнения этого важного документа, состав затрат, их обоснование и отражение в бухучёте в 2020 году.

Для начала рассмотрим общий механизм того, как заполнить образец авансового отчёта по командировке .

1. 1. В выданном бухгалтерией бланке работник заполняет:
      • наименование организации;
      • своё Ф.И.О;
      • должность;
      • структурное подразделение;
      • цель выдачи денежных средств (командировка).

Однако эти реквизиты обычно уже указывают, если предприятие использует бухгалтерское программное обеспечение.

1. Затем работник пишет дату составления отчёта и заполняет строки на его другом листе. Туда он вписывает:
   • наименования подтверждающих документов;
   • суммы расходов по ним.

То есть для того, чтобы бухгалтерия приняла документ, нужно всего лишь сохранить все чеки и сделать правильный арифметический подсчёт. Поэтому в том, как составить авансовый отчёт по командировке по образцу , нет ничего сложного.

На нашем сайте бланк рассматриваемого отчета .

Траты на поездку

Перед командировкой сотрудник примерно знает, сколько ему понадобится на поездку. Либо аванс рассчитает бухгалтерия, согласно утверждённым на предприятии нормам и прошлым расценкам на аналогичную командировку.

Во многих организациях бухгалтерия самостоятельно заказывает билеты от имени предприятия. Бухгалтерский учёт таких расходов будет отличен от ситуации, когда сотрудник покупает билеты сам.

Независимо от того, кто будет вести расчёт будущих и состоявшихся затрат, состав включаемых в авансовый отчёт командировочных расходов будет неизменным. К ним относят:

1. суточные;
2. проезд;
3. проживание в гостинице;
4. иные расходы, утвержденные во внутреннем положении организации.

Электронные документы как БСО

На деле бланки строгой отчетности – это практически главнейшие документы командировки: билет на поезд, автобус, самолёт и др.

Работник (или бухгалтерия за него) может оформить билет через Интернет. Тогда для него будет сформирован электронный посадочный талон. Авансовый отчёт впоследствии нужно обязательно сопроводить этим квитком.

Нужно показать, куда израсходованы денежные средства, полученные для служебной поездки? На это отводится три дня после возвращения. Потребуется заполнить бланк специального образца и приложить документы, подтверждающие затраты.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Бумагу можно составить вручную или с помощью компьютера. В коммерческих структурах инструкции разрабатываются руководством, а бюджетники следуют Методическим рекомендациям, установленным .

Основные моменты

Для покрытия служебных нужд в период командировки подчинённому может быть предоставлена денежная сумма.

Основанием для выдачи являются следующие документы:

• приказ директора;
• письменное обращение работника.

Для получения средств, в бухгалтерию представляется заявление с визой руководителя. Деньги под отчёт передаются на весь период служебной поездки, по окончании которой необходимо составить доклад о понесённых расходах либо вернуть полученную сумму.

Что это такое?

Авансовый отчет по командировке – докладная записка, в которой указываются данные, перечисленные ниже:

• название организации;
• номер документа и дата его составления;
• ФИО и табельный идентификатор подотчётного лица;
• назначение аванса;
• суммы, полученные сотрудником;
• осуществлённые затраты;
• размер остатка или перерасхода;
• реестр подтверждающих бумаг.

Нормативная база

Документ состоит из двух страниц.

На лицевой стороне находятся:

• номер и дата составления;
• название организации;
• общая сумму отчёта;
• ФИО и подпись руководителя;
• данные подотчётного лица, включая структурное подразделение, должность и табельный номер;
• назначение аванса;
• размер выданных средств;
• дата и номер кассовой операции;
• остаток и перерасход;
• бухгалтерская запись;
• отметка о проверке и подтверждённая сумма;
• подписи ответственных лиц;
• расписка о принятии документа к проверке (под линией отреза).

Оборотная сторона формы представляет собой реестр, который содержит:

• порядковые номера и реквизиты документов, подтверждающих расходы;
• сумму издержек по расчёту и принятую к учёту;
• дебет счёта;
• подпись подотчётного лица.

Форма по ОКУД 0504505, установленная нормативные актами для отчётности бюджетников, имеет свои особенности:

• на первой станице добавлена таблица сведений о перерасходе и внесении остатка;
• реестр на оборотной стороне дополнен пояснениями кому, за что и по какому документу уплачено.

Кто подписывает и согласовывает?

В коммерческой организации сумму утверждает главный бухгалтер, а если он отсутствует, то эту функцию исполняет директор.

На государственном предприятии целесообразность произведённых расходов удостоверяется руководителем структурного подразделения, где трудится подотчётное лицо.

Нумерация

Согласно Указаниям по применению и заполнению формы АО-1, разработанным Госкомстатом РФ, документам, приложенным к авансовому отчёту, присваивается порядковое число, идентичное записи, проставленной в бланке.

Образец и пример заполнения 2020

Минимизировать ошибки подотчётников помогут специальные рекомендации, утверждённые приказом руководителя организации. С такой инструкцией сотрудников знакомят под роспись.

К документу можно добавить образец заполнения авансового отчета по командировке:

Можно ли оформить в электронном виде?

Согласно , первичные документы разрешается составлять на компьютере и заверять простой или неквалифицированной электронной подписью.

Подтверждающие документы

Конкретный перечень бумаг, которые нужно приложить к авансовому отчёту, не установлен и зависит от конкретной ситуации.

Например, по расходам на проживание можно представить:

• счёт гостиницы с чеком ККТ или бланком строгой отчётности;
• справку с детализацией услуг и подтверждением фактической оплаты;
• договор найма квартиры, действующий в период поездки, и расписку о получении денег арендодателем (если это физическое лицо).

Затраты на проезд к месту выполнения служебного задания и обратно обосновывают следующими бумагами:

• пассажирский билет, багажная квитанция или посадочный талон со штампом о досмотре в случае, если сотрудник пользовался услугами воздушного перевозчика;
• билет или выписка из автоматизированной системы управления, если речь идёт о железнодорожном транспорте;
• чек ККТ или БСО на оплату за пользование легковым такси;
• путевой лист и квитанция АЗС, если поездка совершена на личном автомобиле;
• договор аренды ТС, акт приёма-передачи, возврата, кассовый чек на оплату найма транспортного средства.

Сроки сдачи

Отчёт необходимо представить в течение трёх дней после возвращения из командировки. В случае отсутствия сотрудника на рабочем месте в указанном периоде документ должен быть составлен и передан в бухгалтерию после того, как субъект снова приступит к исполнению обязанностей.

Штрафы за нарушения

Подотчётное лицо обязано соблюдать нормы действующего законодательства, в частности, Указания Банка России 3210-У о порядке ведения кассовых операций.

Представление авансового отчёта с опозданием – это дисциплинарный проступок.

В соответствии со сотрудник может быть привлечён к ответственности в виде замечания или выговора.

Бухгалтерские проводки

Затраты работника, понесённые в период служебной поездки, списываются после утверждения авансового отчета по командировке проводкой дебет счёта 26 (44) кредит счёта 71.

Нюансы

В разных ситуациях оформление авансового отчёта имеет свои особенности. Ниже приведены некоторые из таких случаев.

При командировке за границу

Требуется построчный перевод оправдательных бумаг, составленных на иностранном языке. Он может быть осуществлён приглашённым профессионалом или сотрудником компании.

Постановлением Правительства РФ 749 от 3.10.2008 регламентируется возмещение расходов на оформление выезда, обязательные сборы и медицинскую страховку.

В качестве основания можно представить документы, в которых содержатся данные:

• о размере фактических затрат;
• наименования оплаченных услуг.

Из командировки в отпуск

В этом случае порядок представления отчёта отличается только тем, что заполнить и передать в бухгалтерию бумаги сотрудник должен в течение трёх дней после окончания периода очередного отдыха.

В бюджетном учреждении

Авансовый отчёт составляется по форме, утверждённой Приказом Минфина РФ 52Н.

На личном автомобиле

Если поездка совершена на своей машине, то в качестве подтверждения расходов нужно предъявить следующие бумаги:

• путевой лист;
• кассовый чек на оплату топлива.

Если был уволен в период поездки. Когда закрыть отчет?

В этой ситуации потребуется отозвать сотрудника к месту работы. Таким образом, оформление всех документов должно быть завершено после возвращения, но не позднее даты расторжения трудового договора.

Допускается ли один отчётный документ на несколько рабочих поездок?

Если речь идёт о командировке, то следует придерживаться следующей нормы – отчёт необходимо представить в сроки, определённые нормативными актами, после окончания поездки.

В случае, когда постоянная работа осуществляется в пути, доложить о расходе средств нужно в периоде, на который они выданы.

Можно ли оформить один документ на двух работников?

Такой порядок допустим, когда деньги на поездку выданы одному из командировочных сотрудников.

Авансовый отчет по командировке в 2017 году (образец)

Командировка сотрудника — действие нужное и порой очень полезное для компании. Но любая командировка подразумевает под собой затраты. Работнику по итогам командировки необходимо оформить авансовый отчет по командировке, образец 2017 года которого прилагается.

Служебная командировка

Командировкой считается направление сотрудника на небольшой срок на переговоры в другую организацию, филиал с проверкой и иные мероприятия, находящиеся вне расположения рабочего места, по согласованию с руководителем для выполнения определенных работ в соответствии со ст. 166 Трудового кодекса РФ . При направлении в командировку руководитель предоставляет сотруднику следующие гарантии:

• на время командировки за сотрудником сохраняется его рабочее место;
• сохраняется зарплата в среднем размере, который рассчитывается согласно Постановлению Правительства РФ № 922 от 24.12.2007 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы»;
• сотруднику возмещаются затраты, понесенные в связи с командировкой, такие как найм жилья, оплата проезда и другие, согласно ст. 168 ТК РФ .

Авансовый отчет по командировке в 2017 году

При направлении сотрудника в командировку наниматель обязан оформить следующие документы:

• служебную записку работника о командировке с указанием места назначения, причин необходимости командировки, сроков и выполняемых в командировке работ;
• приказ о направлении сотрудника в служебную командировку, оформляемый после утверждения руководителем командировки по форме Т-9 , утвержденной Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004;
• выдаваемые сотруднику вместе с приказом командировочное удостоверение по форме Т-10 и служебное задание по форме Т-10(а) .

По возвращении из служебной командировки работник согласно п. 26 Положения об особенностях направления работника в служебную командировку, утвержденного Постановлением Правительства РФ № 749 от 13.10.2008, должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет по командировке, форма которого утверждена Постановлением Госкомстата РФ № 55 от 01.08.2001 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет».

В Положении по командировкам прописаны следующие моменты:

• как исчисляется срок командировки;
• как подтверждается фактический срок командировки;
• сохранение заработной платы на период командировки и оплата работы в выходные дни, проведенные работником в командировке;
• выдача аванса для оплаты командировки;
• перечень расходов, которые возмещаются командированному работнику, такие как оплата жилья, транспортные расходы, суточные, иные расходы, понесенные работником.

Оформление авансового отчета

У работника, который впервые побывал в командировке, может возникнуть логичный вопрос, как оформить авансовый отчет по командировке. Это довольно просто, если разобраться, к тому же сейчас существует ряд систем, которые помогают сотрудникам оформлять документы, а бухгалтерии их проверять.

А теперь все же разберемся с оформлением отчета:

• как и везде, первым пишется наименование организации;
• номер и дата документа часто проставляются после заполнения у уполномоченного сотрудника;
• указываются структурное подразделение и должность командированного;
• указывается причина составления отчета - «служебная командировка»;
• сотрудник вносит показатели аванса и фактических затрат;
• позже в бухгалтерии уже пропишут номера и суммы дебета и кредита согласно правилам ведения бухгалтерского баланса;
• далее сотруднику необходимо на втором листе описать прилагаемые документы к авансовому отчету по командировке;
• после заполнения отчета сотрудник передает его в бухгалтерию, где отчет проверяют и согласовывают;
• затем отчет передается на утверждение руководителю.

Таким образом, в заполнении авансового отчета нет ничего сложного. Главное, чтобы не были утеряны или испорчены документы, подтверждающие расходы.