Правила этикета вручения визиток. Правила вручения визитных карточек 4 правила вручения визитных карточек ответные действия

Мало иметь , необходимо уметь грамотно обращаться с ней. Чтобы не оказаться в неловкой ситуации при общении с собеседником или иностранным партнером, мы кратко расскажем вам об основных правилах вручения и принятия визитных карточек.

Обычно при знакомстве вручать визитную карточку первым должен тот, кто по своему рангу или должностному положению ниже. Если деловые партнеры занимают одинаковое должностное положение, тот, кто младше по возрасту вручает визитку первым. В том случае, если деловые партнеры и одного возраста, и должностное положение у них одно, первым вручит визитку тот, кто вежливее. Если вас ожидает поездка за границу, то здесь задача упрощается, поскольку первым визитную карточку будет вручать хозяин.

Деловому партнеру принято подавать визитную карточку таким образом, чтобы он мог увидеть содержащийся в ней текст и прочитать его. При вручении визитки нужно отчетливо и громко произнести свою фамилию и имя, но не кричать, это позволит вашему деловому партнеру более менее запомнить правильное произношение. Чтобы не ошибиться в именах, во время переговоров визитки можно положить около себя, однако не стоит слишком часто заглядывать в них, иначе это может оскорбить партнеров. Нельзя на глазах у владельца визитки постоянно вертеть ее в руках, делать какие-то пометки или мять. Это считается дурным тоном, более того вы можете быстро прославиться плохими манерами.

В разных странах и местностях существует своя культура протягивания визитных карточек. Так, в Юго-Восточной Азии визитки принято протягивать собеседнику двумя руками, при этом текст визитки должен быть обращен к тому человеку, которому она передается. Принимать визитку тоже нужно двумя руками. В арабских странах визитка вручается только правой рукой, так как левая рука считается нечистой у мусульман.

Вообще визитки принято вручать лично, но если вы очень занятной человек и у вас нет времени и возможности, можно передать ее через своего шофера или курьера. Отправка визиток по почте не рекомендуется, но в некоторых случаях допускается. Если вы отправляете визитные карточки по почте в одну фирму сразу нескольким сотрудникам, необходимо в верхнем левом углу написать фамилию человека, которому она адресована. Если вы отправляете визитку через своего водителя, ее правый верхний угол либо правую сторону по всей ширине нужно загнуть, а потом распрямить.

Если у вас много визиток, необходимо их разобрать либо по алфавиту, либо по сферам деятельности их владельцев. Это намного упростит поиск нужной компании или человека. Для хранения визиток используют специальные визитницы. Чтобы не попасть в неприятную ситуацию и не слыть человек с плохими манерами, не стоит пренебрегать всем вышеперечисленным правилам. Визитная карточка – это, прежде всего, имиджевый документ, который является лицом любого бизнесмена и целой компании. Если вы хотите, чтобы вас запомнили надолго и только с хорошей стороны, соблюдайте все необходимые правила.

Визитные карточки чаще всего вручают лично. В этикете действует принцип первоочередности. При знакомстве первым вручает свою карточку тот, чей ранг, должностное положение ниже, человек менее известный. Если социальный статус собеседников равный, первым предлагает визитную карточку младший по возрасту. Если и должность, и возраст одинаковы, т. е. имеет место так называемое симметричное общение, то большую оперативность может проявить более вежливый, более активный или более заинтересованный человек.

При деловой встрече с иностранными партнерами первыми визитные карточки вручают хозяева. На переговорах после процедуры обмена визитками, чтобы правильно произносить и не путать имена, карточки целесообразно расположить на столе перед собой в таком порядке, в каком сидят партнеры.

Не принято вручать лично визитную карточку с выражением благодарности или иных чувств.

Посетитель в фирме, учреждении может предъявить свою визитную карточку секретарю для доклада о себе, особенно в случае незаявленного ранее визита. Карточка может открыть посетителю дверь кабинета занятого должностного лица.

При вручении карточек принято обмениваться легкими поклонами. Визитную карточку полагается вручить партнеру так, чтобы он мог сразу прочесть текст. Свою фамилию, особенно если она труднопроизносимая, нужно произнести вслух. В США, Европе особых регламентаций не существует. Представителям ближневосточных стран карточку вручать следует обязательно правой рукой. В странах Азии, в Японии – обеими руками.

Принявший визитную карточку должен ее прочесть; фамилию партнера, чтобы быть уверенным в ее правильном произношении – произнести вслух.

Никаких пометок на полученной визитной карточке в присутствии вручившего делать не стоит. Также нельзя вертеть визитку в руках, мять ее. В ходе разговора, сопровождающего знакомство, карточку лучше сразу не убирать, а держать перед собою на столе или в руках. Это, в частности, поможет вам не забыть и не перепутать имя нового знакомого – оно всегда перед вами. Но вот забыть на столе карточку или, едва отойдя от нового знакомого, выбросить ее – вопиющий знак неуважения.

Во время переговоров следует положить визитные карточки перед собой, соответственно рассадке партнеров. Если требуется надписать на визитке какое-либо уточнение, то лучше попросить хозяина карточки самому сделать это.

Если визитная карточка прилагается к подарку, ее вкладывают в коробку с подарком. Конверт с визиткой заклеивают только в том случае, когда послание носит сугубо личный характер.

Если визитную карточку вкладывают в букет цветов, посылаемый по официальному поводу, к празднику, то на карточке, чуть выше набранного имени, нужно сделать короткую приписку. Если цветы посылают по случаю похорон, никакой приписки делать не надо. Карточку в конверте прикрепляют к бумаге, в которую упакованы цветы.

В некоторых случаях визитная карточка может служить протежированию. Например, если у делового человека нет времени для составления рекомендательного письма, он может просто передать свою визитную карточку по назначению, написав на ней фамилию своего протеже.

Для того чтобы пригласить кого-либо на неофициальный прием, следует написать его имя и фамилию вверху на визитной карточке, а внизу указать наименование приема (например: «обед»), место его проведения, число и время.

Если на визитной карточке не хватает места для этой информации, можно написать текст приглашения на открытке и отправить, приколов к ней визитную карточку.

При перемене адреса следует послать деловому партнеру старую визитную карточку вместе с новой, где прописаны новые реквизиты.

Новый номер телефона можно, в крайнем случае, вписать и от руки. А вот вписывать от руки новую должность считается неприличным. При изменении должности необходимо срочно печатать новые визитки.

Визитные карточки, которые посылаются по почте или с посыльным, вкладываются в специальный конверт, на котором от руки чернилами, на пишущей машинке, компьютере пишутся имя, фамилия и должность адресата.

В один конверт могут быть вложены визитные карточки для нескольких лиц. В этом случае в левом верхнем углу каждой карточки карандашом или ручкой пишется фамилия лица, которому она адресована. В одном конверте на имя одного лица могут быть посланы визитки от разных лиц.

Визитные карточки, отправленные в конверте, должны сохранять форму. Отправителю следует позаботиться об этом, поскольку смятая визитка – грубое нарушение этикета.

На визитные карточки ответ полагается давать визитной карточкой в течение суток после их получения.

В ряде практических пособий для деловых людей можно встретить рекомендацию пользоваться любым случаем, чтобы предложить свою визитную карточку. И мы действительно видели визитки дизайнеров, разложенные на столах в кафе; получали визитки вместе со счетами из химчистки и т.д.

Такого рода советы могут быть полезны только частным предпринимателям, заинтересованным в максимальном расширении клиентуры. Солидному же деловому человеку, напротив, этой рекомендации следовать противопоказано – его репутации это повредит. Да и выглядит это нелепо, если, конечно, у этого действа нет подоплеки: вспомните фильм Э. Рязанова «Гараж», где профессор, доктор наук вкладывал свою визитную карточку в сетки с расфасованным картофелем, когда «отрабатывал» на овощной базе.

Однако при деловом общении визитки необходимы. Ведь если в ответ на визитную карточку вы не сможете дать свою, это будет равносильно тому, что на невербально заданный вопрос «Кто вы такой?» – вы ответите: «Никто».

6. Составьте для себя визитную карточку. Познакомьтесь с деловым партнером, используя визитную карточку.

7. Проанализируйте пары лексем, члены которых различаются отрицательной/нейтральной оценкой, и дайте понятийно-прагматическую характеристику каждому из понятий.

· гордыня – гордость,

· себялюбие – самолюбие,

· самоуверенность – уверенность в себе.

8. Проделайте ряд аналитических операций.

1) Назовите причины, по которым коммуникант может выйти из себя.

2) Ограничьте этот перечень рамками деловой коммуникации.

3) Оставшиеся причины «профильтруйте» через чувство юмора.

4) Теперь назовите оставшиеся причины, по которым коммуникант не может выйти из себя в процессе деловой коммуникации.

Сформулируйте советы коммуниканту по сохранению самообладания.

9. Прочтите стихотворение Б.Ш. Окуджавы. Подумайте – что для вас представляет собой чувство собственного достоинства? Каково его значение в жизни человека вообще и в коммуникативной сфере жизни в частности? Какую роль играет оно в деловой коммуникации: выступает нашей защитой или его само нужно защищать?

Чувство собственного достоинства – вот загадочный инструмент

Созидается он столетьями, а утрачивается в момент.

Под гармошку ли, под бомбежку ли, под красивую ль болтовню,

Иссушается, разрушается, сокрушается на корню.

Чувство собственного достоинства – вот загадочная стезя,

На которой разбиться запросто, но обратно свернуть нельзя,

Потому что без промедления, вдохновенный, чистый, живой,

Растворится, в пыль превратится человеческий образ твой.

Чувство собственного достоинства – это просто портрет любви.

Я люблю вас мои товарищи – боль и нежность в моей крови.

Что б там тьма и зло не пророчили, кроме этого ничего.

Не придумало человечество для спасения своего.

Так не траться, брат, не сворачивай, плюнь на вздорную суету –

Потеряешь свой лик божественный, первозданную красоту

Ну зачем рисковать так попусту? Разве мало других забот?

Поднимайся, иди, служивый, лишь прямехонько, лишь вперед.

10. К. Бредемайер в книге «Искусство словесной атаки: Практическое руководство» приводит правило «Трех Т» (от англ. touch – касаться, turn – направлять, talk – разговаривать ) – в нашем варианте: оценка, возврат и углубление – для тренировки находчивости в деловой коммуникации.

1. Оценка: дайте оценку теме разговора с точки зрения цели дискуссии.

2. Возврат: вернитесь к главной теме.

3. Углубление: углубитесь в главную тему, чтобы она снова стала основным предметом обсуждения.

Выполните ряд упражнений по совету мастера коммуникации.

Пример:

Вопрос: «Вы можете хотя бы один раз компетентно сделать доклад...?»

Ответная реакция:

Оценка: Разумеется, я как раз это и делаю.

Возврат: Я только что объяснил положение вещей и заявил,

Углубление: что мы нашли решение проблемы в...

1). «Итак, вы, очевидно, можете признаться...»

Оценка:___________

Возврат:__________

Углубление :________

2) «Мои комплименты, но объясните, пожалуйста, как можно так упорно не замечать реального положения вещей?»

Оценка:___________

Возврат:__________

Углубление :________

3) «Чем вы объясните ваш плохой имидж на предприятии?»

Оценка:___________

Возврат:__________

Углубление :________

4) «Дорогой коллега, вы же не думаете серьезно, что...»

Оценка:___________

Возврат:__________

Углубление :________

5) «Я же вам уже много раз подробнейшим образом объяснял, что...»

Оценка:___________

Возврат:__________

Углубление :________

6) «Если бы вы хоть раз честно признали...»

Оценка:___________

Возврат:__________

Углубление :________

7) «Вам поможет, если я буду медленнее говорить?»

Оценка:___________

Возврат:__________

Углубление :________

8) «И в этом вы хотите нас убедить?!»

Оценка:___________

Возврат:__________

Углубление :________

9) «Вы даже решения предложить не можете?»

Оценка:___________

Возврат:__________

Углубление :________

10) «Решение у вас, правда, есть, но нет ли у вас еще одного варианта?»

Оценка:___________

Возврат:__________

Углубление :________

11) «Мои комплименты, эту неудачную попытку вы не могли не предпринять!»

Оценка:___________

Возврат:__________

Углубление :________

11. В приведенных ниже текстах найдите каламбуры т. е. игру слов, основанную на двусмысленности и вызывающую комический эффект. Определите языковые средства, участвующие в их создании.

Придумайте 10 каламбуров.

I. 1) Лучше в год, да годное, чем в неделю недельное.

2) Хотелось бы полежать, да надо поле жать.

3) Не под дождем – подождем.

(Русские народные пословицы, поговорки)

II. 1) Природы странною игрой

В нем дух начал раздор открытый:

Как может быть он человек пустой

И вместе с тем дурак набитый!

(П.А. Вяземский)

2) Тот самый человек пустой,

Кто весь наполнен сам собой.

(М.Ю. Лермонтов)

Модисткам нынче дела мало.

На львиц взгляните городских:

Когда-то мода одевала,

А нынче – раздевает их.

(Д.Д. Минаев)

4)Новость

– Я еду вокруг света.

– Мне очень странно это!

Заклятый света враг,

Всегда любил ты мрак.

(Д.Д. Минаев)

III. «Вредные советы»

1) Если школьный учитель

Отцу позвонил

И настойчиво в школу

Его приглашал,

Чтобы там показать ему

Классный журнал,

Ты к любому киоску

Отца подведи

И скажи: «Ну, зачем тебе

В школу ходить?

Столько классных журналов

Теперь издают!»

2) Если ты горяч, как чайник,

Или вспыльчив, как ковер,

Попроси, чтоб остудили

Или выбили тебя.

3) Если выкинуть собрался

Что-нибудь из головы,

Погляди сначала, нет ли

Рядом маленьких детей.

(Г. Остер)

IV. 1) «Журналы наши так грязны, что нельзя читать их иначе, как в перчатках» (П.А. Вяземский).

2) «У нас слова оратор, ораторствовать вовсе не латинского происхождения, а чисто русского – от слова орать. Послушайте наших застольных при торжественных случаях витий!» (П.А. Вяземский).

3) «Эта девушка прелестна, – думает один, – но отец ее молод, бог знает, сколько проживет он лет и денег… Вот эта, правда, не очень красива и очень недалека, но как одушевлена! чертовски одушевлена тремя тысячами душ, из которых ни одна не тает в ломбарде или двадцатилетнем банке, как большая часть наших приданных» (А.А. Бестужев-Марлинский).

4) «Болтун подобен маятнику: и того и другого надо остановить» (Козьма Прутков) .

5) – Я уже отчаялась…– начала было Алиса.

Но Королева не дала ей договорить.

– Отчаялась? – повторила она. – Разве ты пьешь по утрам чай, а не молоко?… Детям пить чай совсем не надо! … Другое дело – взрослые… Я вот сейчас, к примеру, битых два часа отчаивалась… с вареньем и сладкими булочками… (Л. Кэрролл)

6) – От перца, верно, начинают всем перчить… – Алиса очень обрадовалась, что открыла новое правило. – От уксуса – куксятся, от горчицы – огорчаются, от лука – лукавят, от вина – винятся, а от сдобы – добреют. Как жалко, что об этом никто не знает… Все было бы так просто. Ели бы сдобу – и добрели! (Л. Кэрролл)

7) – Я человек маленький, ваше величество... – начал он.

– Вы и впрямь небольшой мастер говорить, – сказал Король.

Тут одна из морских свинок зааплодировала и была немедленно подавлена судейскими чинами. (Поскольку это довольно сложное слово, я объясню вам, как это было сделано. Они взяли большой холщовый мешок, засунули туда морскую свинку головой вперед, затянули отверстие мешка веревкой и уселись сверху.)

– Хорошо, что я увидела, как это делается, – подумала Алиса. – Я часто читала в газетах «Беспорядки были подавлены», и никогда не понимала, что это значит – теперь буду знать (Л. Кэрролл).

V. 1) В школе

– Калинин, перечислите мне предлоги!

– Зубная боль…

– Это мой главный предлог, чтобы не идти в школу.

(«Сатирикон», 1908, № 15)

В 3 главе была разобрана стандартная международная символика, которая одинаково понимается во всех цивилизованных странах. Так же следует обратить внимание на правила вручения визиток.

Визитную карточку при первой встрече вручать обязательно.

Первым протягивает свою карточку гость, если это визит, или (при знакомстве) лицо, чей ранг ниже или кто по возрасту моложе. Если должностное положение и возраст партнеров одинаковы, первым вручает свою визитную карточку тот, кто окажется более вежливым.

Получив визитку необходимо вручить свою. Также приняв визитку, нужно прочитать вслух фамилию партнера и уяснить его должностное положение. Если визит за рубеж, то первыми свои визитки вручают хозяева. Особенно этим правилам следуют японцы и корейцы.

Вручать же визитную карточку следует правой рукой, причем карточка должна быть повернута так, чтобы партнер смог сразу прочитать текст. Вручая визитку необходимо назвать свою фамилию. Вручение визитной карточки сопровождается взаимным легким поклоном или кивком головы.

Получив визитку никаких пометок на ней в присутствии вручившего делать не стоит также нельзя вертеть визитку в руках, мять ее.

Во время переговоров следует положить визитные карточки перед собой, соответственно рассадке партнеров. Если требуется надписать на визитке какое-либо уточнение, то лучше попросить хозяина карточки самому сделать это.

Визитные карточки могут быть вручены не только лично, но и заочно с помощью курьера или шофера. При отправке на фирму в общем, конверте ряда визиток - в верхнем левом углу помечается, кому она адресована.

Если визитка привозится адресату лично владельцем, но не вручается непосредственно, то верхний угол ее (правый) или вся правая часть ее по всей ширине загибается. Это проявление уважения со стороны владельца визитки. Ответить на эту визитку необходимо в течение 24 часов своей визиткой. Если этот ответный жест был телефонным, то партнер может воспользоваться тоже телефонным звонком для обсуждения дела.

Хранение визитных карточек

Носить карточки лучше всего в специальной коробочке (визитнице). Они бывают пластиковыми или кожаными, но лучше, если они металлические, так как в них карточки не мнутся и не замасливаются. Доставаться карточки должны легко и непринужденно, не создавая неприятных пауз в разговоре.

Карточки часто хранят в ящике стола или специальной папке с кармашками. Чтобы при необходимости их можно было быстро найти.

Для делового человека важно заявить о своем бизнесе и о себе. Предпринимателю, который хочет добиться успеха, не обойтись без визитки – она отражает ключевую информацию, рекламирующую деятельность человека. Это своеобразная эмблема, формирующая имидж современного бизнесмена.

Чтобы визитка помогла создать благоприятное впечатление, она должна быть оформлена по всем правилам. Важно также знать, как грамотно вручить свою и получить чужую.

Деловой этикет диктует определенные правила оформления визиток. При размещении реквизитов владельца важно избежать некоторых ошибок:

1. Классическая визитная карточка заполняется только с одной стороны. Оборотную сторону традиционно оставляют чистой, чтобы использовать для заметок.
2. На визитке не принято размещать фотографию владельца. Исключение делается для менеджеров: фото поможет отличить данного человека от других сотрудников компании.
3. Оформляется с учетом сферы деятельности. Для творческих людей допустима креативная форма и дизайн. Например, визитная карточка в форме расчески для стилиста. Для представителей банковской сферы предпочтительно придерживаться строгих классических цветов и шрифтов.
4. Указывается полное название должности, например, не заместитель директора, а заместитель генерального директора по финансовым вопросам.
5. Номера телефонов включают код города, а в варианте для зарубежных клиентов – код страны.
6. Корпоративную электронную почту предпочтительнее размещать на домене своей фирмы, а не на общедоступных почтовых сервисах. Хорошее доменное имя, отраженное в визитке, влияет на имидж компании.
7. Ссылки на сайт компании не должны содержать «https///». Это необязательная часть адреса.

Размер визитки

Различают европейский и русский стандарт размера. Европейский размер карточки – 85 × 55 мм. Русский — 90 × 50 мм. Именно на русский стандарт ориентирована значительная часть отечественных визитниц – футляров для хранения визиток. Размеры могут варьироваться в зависимости от вида. Фирменная визитная карточка может быть больше стандарта, а личная женская – меньше.

Что можно и что нужно писать на визитке

В начале необходимо определиться, кого и с какой целью эта визитная карточка будет представлять. То, как выглядит визитка, зависит от ее функциональности. Различают три вида: личная, корпоративная и деловая . Каждая наполняется определенной информацией

1. Личная понадобится для неформального общения. Правилами строго не регламентируется, какая на ней должна быть изложена информация. Указываются фамилия и имя, а также номер телефона. При желании можно разместить информацию об ученой степени, месте работы, е-мейл. Уместны будут сведения об увлечениях владельца.
2. Корпоративная визитка не включает личную информацию и вручается с целью разрекламировать бизнес. Рассказывает об услугах, которые оказывает фирма, знакомит с названием и реквизитами компании: адресом электронной почты, с номером телефона, схемой проезда. Имен и фамилий в ней не указывается. Важно количество телефонных номеров. Чем их больше, тем выше репутация компании. Это хороший способ заинтересовать новых клиентов и инвесторов. Для размещения рекламной информации о компании можно напечатать двусторонние визитки.
3. Деловая предназначена для партнеров по бизнесу и клиентов. Ее цель – рассказать не только о владельце, но и о компании. На такой визитной карточке указываются личные данные, должность, сфера деятельности фирмы, а также размещается эмблема компании. На карточках государственных чиновников можно увидеть государственную символику.

На одной визитке не стоит размещать информацию на нескольких языках. Использование на одной стороне русского, а на оборотной стороне иностранного языка вызовет недоумение у партнеров. Лучше распечатать два разных комплекта.

Шрифт на визитке

При выборе шрифта важно соблюдать главное условие – текст визитки должен легко читаться. На одной визитной карточке используются не более двух шрифтов, которые должны сочетаться между собой. Самый распространенный вариант – черные буквы на белом. Деформация (растягивание) надписи не приветствуется.

Как должна выглядеть визитка, чтобы не вызывать раздражение у окружающих? Продуманный стиль визитной карточки хорошо разрекламирует владельца.

• Самый удачный вариант – классический. Для фона и шрифта выбираются несколько приглушенных оттенков в одной гамме и один яркий цвет, который привлечет внимание. Максимальное количество оттенков – четыре. Например, белый, серый, черный и красный.
• Слишком яркие карточки с большим количеством цветов утомляют глаза: на пестром фоне буквы сливаются, текст читается с трудом. Темные выглядят мрачно и подсознательно отталкивают клиентов.
• Предпочтителен белый цвет фона, который никого не раздражает. Текст на таком фоне выглядит контрастно, легко читается. Белые визитные карточки дешевле напечатать, чем окрашенные.

Расположение текста на визитной карточке

Все элементы на визитке располагаются в соответствии с правилами оформления. Важно, чтобы изображения и информация легко и быстро воспринимались людьми. Поэтому элементов не должно быть много.

С точки зрения психологии восприятия человек, знакомясь с информацией, вначале смотрит на левый верхний угол, затем его взгляд смещается в центр, а в заключение переходит вправо . Логично логотип фирмы оставить в левой верхней части, посредине разместить личные данные (фамилию, имя, должность), а внизу указать название и реквизиты компании.

Обязательно учитывается погрешность при печати, поэтому, размещая информацию, от краев шаблона отступают не менее 3 мм.

Материал визитки

При оформлении визитных карточек следует помнить, что качество бумаги определяет степень солидности компании. Визитки на плотной бумаге прослужат дольше. Самые прочные – из картона.

Мелованная бумага, белая или цветная, используется чаще всего для корпоративных целей. Эксклюзивные и оригинальные карточки могут быть изготовлены из фактурной бумаги, но печать выйдет дороже.

Выбор материалов для личных визиток отличается большим разнообразием. Кроме бумаги, это дерево, металл, пластик, даже кожа.

Ошибки, опечатки и исправления

Важно помнить, что в тексте визитной карточки не должно быть опечаток, орфографических или грамматических ошибок.
Вряд ли партнеры по бизнесу оценят исправленные от руки недочеты. Такие визитки скомпрометируют владельца и вызовут недоверие к компании. А неточный адрес или номер телефона приведет к потере потенциальных клиентов.

Правила вручения визитных карточек

Деловая визитная карточка вручается при личной . Правилами устанавливается порядок того, кто первым вручает визитную карточку.

• При во время делового визита по протоколу и этикету вручения первым вручает свою визитку нижестоящий по должности вышестоящему.
• Если должности одинаковы, то первый протягивает свою карточку тот, кто младше по возрасту.
• Для ровесников с одинаковым социальным статусом нет строгого регламента, здесь первым будет более вежливый или более активный.

Визитная карточка – важный элемент деловой жизни. Качественно изложенная информация грамотно разрекламирует владельца и поможет заинтересовать клиентов.
Поэтому оформление визитки следует продумать с особой тщательностью.

Тема: ВИЗИТНАЯ КАРТОЧКА В ДЕЛОВОЙ ЖИЗНИ

Согласно первым упоминаниям в истории, визитки появились в Древнем Китае, между вторым и третьим веком до нашей эры. Китайские чиновники специальным указом обязывались иметь карточки на красной бумаге с написанными на них именем и занимаемой должностью. Эти визитки могут и сейчас служить образцом сдержанности и эстетичности: никаких лишних и неуместных деталей, кроме имени, фамилии и должности.

Первое официально-историческое упоминание о визитке относится ко временам правления короля Людовика XIV. Появившись во Франции, визитка стала необходимостью, знаковым атрибутом для представителей высших слоёв населения того времени, став для них обязательным аксессуаром. Имея вид игральной карточки с именем визитёра (откуда и пошло название визитки - от фр. слова «Visite» «визит»), визитка презентовала своего обладателя с лучших его сторон.

Первая напечатанная визитка была найдена в Германии и датируется 1786 годом. Визитки становились необходимостью с целым перечнем правил этикета по их обращению. Впоследствии визитки стали атрибутом дам и господ среднего класса и отсутствовали у простых сословий.

В XVI-XVII веках гравированные визитки (тогда они назывались - «визите-билетте») уже имели горожане Флоренции и Венеции. Именно там в то время была отлично развита полиграфия. Изготовление визиток приобрело очертания особого вида искусства, занимались которым одни из лучших мастеров того времени.

В современной деловой жизни визитная карточка - обязательный атрибут. Визитные карточки, применяемые в деловой практике, бывают следующих видов :

Стандартная визитная карточка сотрудника фирмы;

Представительская карточка сотрудника фирмы;

Семейная визитная карточка;

Прочие визитные карточки.

Функции современных визитных карточек:

1) представление деловых партнеров;

2) подтверждение заинтересованности в последующих деловых контактах;

3) информирование о фирме, направлениях ее деятельности;

4) осуществление деловых контактов между партнерами (например, при сопровождении подарка, цветов и т.п.).

Для современной визитной карточки требуется плотная бумага высокого качества, размером приблизительно 5x8 см.

В России принято располагать русский текст на одной стороне, а с другой стороны - текст на английском языке или на языке страны пребывания бизнесмена.

В типовой визитной карточке сотрудника указываются:

· фамилия, имя, отчество

· должность сотрудника, его полномочия,

· служебный телефон (может быть, не один),

· название фирмы,

· ее почтовый адрес,

· телефон секретариата,

· телефакс, телекс.

· иногда для некоторых видов должностей, например для страхового агента, адвоката и т.п., указывается и домашний телефон.

Таким образом, визитная карточка дает представление о фирме - через ее адрес. Местоположение фирмы - в центре или на окраине города - говорит о благосостоянии фирмы, о прочности или непрочности ее положения; об этом свидетельствует также наличие собственного здания или аренда служебного помещения.

Номера внутренней связи на визитной карточке тоже "работают" на солидную репутацию фирмы, поскольку косвенным образом указывают на многочисленность персонала, т.е. масштаб фирмы.

В последнее десятилетие стандартные требования к виду и содержанию визитной карточки значительно расширились, например, некоторые фирмы заказывают своим сотрудникам (разумеется, если это продиктовано должностной необходимостью) визитные карточки непривычного вида с фотографией или в виде небольшой книжечки, где подробно указывается, чем занимается то или иное подразделение фирмы, как с ним связаться, как проехать, где находится место для парковки автомашин и т.п.

Второй тип визитной карточки, используемой в деловой сфере, карточка, где указываются только фамилия и имя. Такими карточками могут обмениваться только в том случае, если требуется закрепить первое знакомство, а в сведениях о фирме, должности и занятиях владельца карточки потребность еще не возникла.

Третий тип - визитная карточка фирмы. Она также появилась сравнительно недавно и существует приблизительно одно-два десятилетия. В ней указывается полное официальное название фирмы, ее логотип, почтовый адрес и адрес в Интернете, телефоны секретариата, иногда - отдела по связям с общественностью и рекламного отдела, направление деятельности фирмы, в ней могут размещаться адреса и телефоны филиалов за рубежом. Визитные карточки фирм используются во время презентаций, на выставках-ярмарках. Цели использования таких карточек - в основном рекламные.

Четвертый тип - семейная визитная карточка. На ней указываются имя или фамилия главы семьи (без указания должности в какой-либо фирме), имя и фамилия его супруги, имена детей, домашний адрес и телефон. Это может показаться странным с первого взгляда, но семейная визитная карточка используется и в деловой жизни, например при знакомстве глав семей, находящихся на выездной учебе или на отдыхе за счет фирмы, а также в том случае, когда фирма направляет своих сотрудников с семьями для работы в зарубежном филиале.

Примечание . Следует отметить, что служебные визитные карточки женщин не отличаются от визитных карточек мужчин. Однако, если визитная карточка женщины содержит только ее имя, фамилию и телефон (иногда в карточке может быть и фотография), следует отнестись к ее владелице с особой осторожностью, так как это представительница первой древнейшей профессии.

Хотя в последнее время фирмы, пользующиеся услугами "леди-эскорт", иногда позволяют им указывать на своей визитной карточке название фирмы либо сама фирма "Эскорт" печатает на карточке все полагающиеся атрибуты, с той лишь разницей, что название отдела, в котором работает предполагаемая сотрудница, обычно в карточке не указывается, что и служит мягкой подсказкой о роде занятий владелицы карточки.

При деловом знакомстве обмен визитными карточками обязателен. Если кем-либо из участников встречи не вручена карточка, это быть может расценено как неуважение, нежелание продолжать контакты - ни деловые, ни личные, а также как пренебрежение.

Правила вручения визитных карточек

Визитная карточка вручается таким образом, чтобы текст ее был сразу прочитан. При этом владельцу визитной карточки следует вслух произнести свою фамилию, чтобы облегчить партнеру ее запоминание. Получивший карточку должен, держа ее в руке, прочитать ее содержание, поблагодарить и убрать в кейс, папку или во внутренний карман (но не в наружный) пиджака. Вручается и принимается визитная карточка обычно правой рукой, при этом оба партнера обмениваются легкими поклонами.

Процедура обмена визитными карточками, в том случае, если деловая встреча достаточно многочисленная и потенциальные партнеры визуально не знают друг друга, может осложниться. Поэтому имеет смысл постараться узнать заранее, кто из участников встречи относится к более высокому рангу. Дело в том, что первым вручает свою визитную карточку младший по должности, если должности равны - младший по возрасту.

Если деловая встреча проходит за рубежом, то первыми вручают свои визитные карточки представители принимающей фирмы, т.е. "хозяева".

Во время деловых переговоров можно положить визитные карточки перед собой в том порядке, в котором сидят деловые партнеры.

Нельзя использовать чужие визитные карточки для записи во время переговоров, мять, складывать их, просто вертеть в руках. Это будет воспринято как знак неуважения к хозяину карточки и, следовательно, ко всем остальным.

Ранее уже упоминалось о том, что визитная карточка может выполнять функцию письма. Например, с помощью визитной карточки можно предоставить кого-либо третьему лицу. При этом посылают свою визитную карточку с написанными в левом нижнем углу буквами P.P. (pour presenter) ("чтобы представить") и карточку того лица, которого хотят представить. В ответ высылается карточка тому лицу, которое представляли, - без каких-либо подписей. Для того чтобы поздравить, ставят буквы P.F. (pour feliciter - "чтобы поздравить"). Поздравление с Новым годом P.F.N.A. - pour feliciter a Nouvelle Annee).

В случае необходимости выразить благодарность (например, за поздравление) посылают карточку с буквами P.R. (pour remercier - "чтобы поблагодарить").

Желая выразить соболезнование, пишут Р.С. (pour condoleance "чтобы выразить сочувствие").

Если бизнесмен уезжает из страны, где у него была деловая встреча, и нет возможности лично попрощаться, отъезжающим посылается визитная карточка руководству принимавшей фирмы с буквами Р.Р.С. (pour prendre condе); prendre conde означает "проститься".

Здравый смысл подсказывает, что ответ в этом случае не дается. Перечисленные выше выражения - французские, они приняты во всем мире и употребляются независимо от того, на каком языке говорят жители страны. Однако уместно заметить, что английский язык, претендующий на роль планетарного, пытается если не заменить непреложные французские выражения, то хотя бы их дублировать. Так, например, в приглашении на деловой ужин принято указывать форму одежды, используя все те же устоявшиеся французские слова: cravate noire ("черный галстук"), т.е. имеется в виду, что на ужин необходимо явиться в смокинге. Некоторые американские фирмы в своих приглашениях под французским текстом пишут аналогичный английский: "blake tie", однако полностью заменить французские слова английскими, т.е. нарушить вековые традиции этикета, хотя бы светского, никто не решается. Укажем еще, что отвечать на посланные с какой-либо целью визитные карточки по телефону не принято, ответ дается также визитной карточкой.

В случае необходимости использовать визитную карточку для передачи информации а свободном поле карточки пишется текст (естественно, краткий) от третьего лица. Например: Иванов Сергей Викторович благодарит за поздравление.

Уместно вручить свою визитную карточку секретарю в приемной (при посещении фирмы), если с лицом, которому Вы наносите деловой визит, ранее знакомы не были. В этом случае, секретарь, представляя Вас, наверняка не перепутает имя и правильно произнесет фамилию.

И еще одна рекомендация: деловым людям, часто имеющим контакты с иностранными партнерами, целесообразно иметь визитные карточки, написанные на разных языках; однако одна сторона визитки должна всегда быть заполнена текстом па род ном языке.

Посылаемые карточки запечатываются в обычный конверт. В современной мировой бизнес-практике действуют правила оформления визитных карточек, принятые в светском этикете: текст должен быть предельно простым, не вычурным, легко читаемым и не золотого, не красного или еще какого-либо экзотического оттенка, а черного цвета, без цветных или золотых напылений, объемных изображений и тому подобных "украшательских" элементов. Чем проще карточка, тем больше в ней достоинства и элегантности.

К сожалению, визитные карточки российских бизнесменов часто грешат именно такими "украшательскими" излишествами. Бумага карточки должна быть белого или очень светлого цвета, но не черного.

Качество плотной бумаги, из которой изготовлена карточка, должно быть высоким. В заключение уместно будет напомнить, что визитная карточка в деловой сфере служит для передачи информации, является подтверждением солидности и хорошей репутации фирмы и ее сотрудника.

ВОПРОСЫ ДЛЯ ОБСУЖДЕНИЯ К ТЕМЕ

1. Как исторически развивалась система требований к форме и содержанию визитной карточки?

2. Охарактеризуйте визитную карточку как инструмент делового общения.

3. Каковы формы использования визитной карточки в современном деловом мире?

4. Как следует вручать и получать визитную карточку?

5. Подумайте над вопросами: 1) Каковы перспективы использования визитных карточек в будущем? 2) Повлияло ли появление сети Интернета на вид, форму и практическое использование визитных карточек?